home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / hobby / gim_308.zip / GIM11I.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-04-17  |  12KB  |  288 lines
  1.           CHAPTER 11     LISTS OF SIMILAR PERSONS, FAMILIES AND NOTES
  2.  
  3.                                       OR
  4.  
  5.           SEARCHING YOUR FOLDER FOR SPECIFIC INFORMATION
  6.  
  7.  
  8. PART I:  SIX DIFFERENT LISTS OF PLACE NAMES...
  9.  
  10.       WHY PLACE NAMES?
  11.  
  12.           The PLACES command creates up to six lists of places.
  13.  
  14.           As you work with place lists, you'll find that they don't
  15.           really fit logically with the other lists that GIM LISTS can
  16.           create.  For one thing, they can't be used in FROM commands
  17.           to make new lists, and for another, they can't be formatted
  18.           in any more than one way.
  19.  
  20.           However, they are much too useful to do without, even though
  21.           they may feel a little out of place.
  22.  
  23.      WHAT PLACE LISTS CAN IT CREATE?
  24.  
  25.           The six place lists that can be created are:
  26.  
  27.           1.  A list of large place names in your folder, sorted
  28.               alphabetically
  29.  
  30.           2.  A list of large place names in your folder, sorted by
  31.               frequency
  32.  
  33.           3.  An outline list of place names in your folder
  34.  
  35.           4.  A permuted list of place names in your folder
  36.  
  37.           5.  A list of small place names in your folder, sorted
  38.               alphabetically
  39.  
  40.           6.  A list of small place names in your folder, sorted by
  41.               frequency
  42.  
  43.           "Large" place names are, for example, "Ann Arbor, Washtenaw,
  44.           Michigan".
  45.  
  46.           "Small" place names are, for example, "Ann Arbor",
  47.           "Washtenaw", and "Michigan".
  48.  
  49.           The meanings of "permuted" and "outline" lists are easier to
  50.           see than to describe.  There are examples of them below.
  51.  
  52.      WHAT DO THE PLACE LISTS LOOK LIKE?
  53.  
  54.           Let's take a small example.  Let's say you have a small
  55.           folder, consisting entirely of places in Arizona.
  56.  
  57.           To be specific, let's suppose that all of the people in your
  58.           folder come from one of these places:
  59.  
  60.                Layton, Graham, Arizona
  61.                Mesa, Maricopa, Arizona
  62.                Phoenix, Maricopa, Arizona
  63.                Pima, Graham, Arizona
  64.                Safford, Graham, Arizona
  65.                Smithville, Graham, Arizona
  66.  
  67.      LARGE PLACES
  68.  
  69.           In that case, enter the PLACES command, and your first list,
  70.           called "Large Place Names, Sorted Alphabetically", will look
  71.           like this:
  72.  
  73.                Layton, Graham, Arizona
  74.                Mesa, Maricopa, Arizona
  75.                Phoenix, Maricopa, Arizona
  76.                Pima, Graham, Arizona
  77.                Safford, Graham, Arizona
  78.                Smithville, Graham, Arizona
  79.  
  80.           No big surprises, so far, right?  You can probably predict
  81.           what the second list, called "Large Place Names, Sorted By
  82.           Frequency," will look like:
  83.  
  84.                Count:  1  Layton, Graham, Arizona
  85.                Count:  1  Pima, Graham, Arizona
  86.                Count:  1  Safford, Graham, Arizona
  87.                Count:  1  Smithville, Graham, Arizona
  88.                Count:  2  Phoenix, Maricopa, Arizona
  89.                Count:  3  Mesa, Maricopa, Arizona
  90.  
  91.           What this means is that the first four places each occur
  92.           exactly once in the folder, and that Phoenix occurs exactly
  93.           twice, and Mesa occurs three times.
  94.  
  95.           This DOESN'T necessarily mean that three separate persons
  96.           are from Mesa; it means that after gathering up everyone's
  97.           birth, christening, marriage, death, and burial places and
  98.           putting them all into one pot, three occurrences of Mesa,
  99.           Arizona were found.  That could be from three people, or it
  100.           could be a single person who was born, christened, and died
  101.           there.
  102.  
  103.           Note that this list is sorted by frequency.  Where the
  104.           frequencies are the same, the list is sorted alphabetically.
  105.  
  106.      SMALL PLACES
  107.  
  108.           The two lists of small place names are similarly no big
  109.           surprise.  The alphabetical list of small place names will
  110.           look like this:
  111.  
  112.                Arizona
  113.                Graham
  114.                Layton
  115.                Maricopa
  116.                Mesa
  117.                Phoenix
  118.                Pima
  119.                Safford
  120.                Smithville
  121.  
  122.           And the frequency list of small places will look like this:
  123.  
  124.                Count:   1 Layton
  125.                Count:   1 Pima
  126.                Count:   1 Safford
  127.                Count:   1 Smithville
  128.                Count:   2 Phoenix
  129.                Count:   3 Mesa
  130.                Count:   4 Graham
  131.                Count:   5 Maricopa
  132.                Count:   9 Arizona
  133.  
  134.           These four lists are valuable, useful lists for a number of
  135.           reasons, but the real power of the PLACES commands comes from
  136.           the other two lists.  As we said earlier, the outline and
  137.           permuted lists of places are easier to see than to describe,
  138.           so let's show you what they look like with this example.
  139.  
  140.      OUTLINE LIST OF PLACES
  141.  
  142.           The outline list of places for our Arizona example will look
  143.           like this:
  144.  
  145.                Arizona
  146.                        Graham
  147.                                Layton
  148.                                Pima
  149.                                Safford
  150.                                Smithville
  151.                        Maricopa
  152.                                Phoenix
  153.  
  154.           By itself, it doesn't look like much, perhaps, but it is
  155.           probably the most useful of all six lists.
  156.  
  157.           For one thing, it organizes all of the place names in your
  158.           folder by country, state, county, city, parish -- even down
  159.           to the street address or cemetery block if you've entered
  160.           that information.  A list like this is invaluable when you're
  161.           trying to verify the existence or the location of certain
  162.           places.
  163.  
  164.           It's also an invaluable tool for spotlighting spelling
  165.           inconsistencies.  Consider the following outline, taken from
  166.           actual folder data:
  167.  
  168.                North Carolina
  169.                        Forsyth
  170.                                Winstom Salem
  171.                                Winston Salem
  172.                        Gillford
  173.                                Greensboro
  174.                        Guilford
  175.                                High Point
  176.  
  177.           From this, it's clear to see just by looking that "Winston
  178.           Salem" is misspelled somewhere in the folder, or it wouldn't
  179.           have shown up here twice.  Using GIM LISTS to search for any
  180.           place that contains "Winstom Salem" will find it for you.
  181.           (In actual fact, both of these entries are misspelled; the
  182.           correct spelling is "Winston-Salem".)
  183.  
  184.           It's also apparent that either "Gillford" or "Guilford" is
  185.           probably a misspelling.  In fact, it's "Guilford" county, and
  186.           "Gillford" is a misspelling.  Using GIM LISTS to search for
  187.           any place that contains "Gillford" and "North Carolina"
  188.           should spotlight that spelling mistake.
  189.  
  190.           Here's another example from the same set of actual folder
  191.           data:
  192.  
  193.                Idaho
  194.                        Ada
  195.                                Boise
  196.                        Bingham
  197.                                Goshen
  198.                                Shelley
  199.                                Taylor
  200.                        Blackfoot
  201.                        Bonneville
  202.                                Idaho Falls
  203.                        Idaho Falls
  204.                                Idaho Falls
  205.                        Kootnie
  206.                                Catalda
  207.  
  208.           From this example, it is clear that Idaho Falls is in the
  209.           wrong county somewhere.  Either it's in Bonneville County,
  210.           Idaho, in which case the "Idaho Falls, Idaho Falls, Idaho"
  211.           place name is in error, or it's in Idaho Falls County, in
  212.           which case the "Idaho Falls, Bonneville, Idaho" entry is in
  213.           error.  In fact, there is no Idaho Falls County, and so using
  214.           GIM LISTS to search for the erroneous place name should
  215.           quickly tell you where that inconsistency is.
  216.  
  217.           From this example, it's also clear that Blackfoot, Idaho is
  218.           missing a county.  Blackfoot, Idaho is in Bingham county, and
  219.           a quick search for "Blackfoot" should tell you where to go to
  220.           fix that.
  221.  
  222.      PERMUTED LIST OF PLACES
  223.  
  224.           The permuted list of places for our earlier Arizona example
  225.           will look like this:
  226.  
  227.                    Layton, Graham, Arizona
  228.                 Phoenix, Maricopa, Arizona
  229.                      Pima, Graham, Arizona
  230.                   Safford, Graham, Arizona
  231.                Smithville, Graham, Arizona
  232.                            Layton, Graham, Arizona
  233.                              Pima, Graham, Arizona
  234.                           Safford, Graham, Arizona
  235.                        Smithville, Graham, Arizona
  236.                                    Layton, Graham, Arizona
  237.                           Phoenix, Maricopa, Arizona
  238.                                    Phoenix, Maricopa, Arizona
  239.                                    Pima, Graham, Arizona
  240.                                    Safford, Graham, Arizona
  241.                                    Smithville, Graham, Arizona
  242.  
  243.           This may not look like much at first, until you realize that
  244.           it is a list of each of the small place names from the list
  245.           of small places sorted alphabetically, shown in context each
  246.           time each of the small place names appears in a large place
  247.           name.
  248.  
  249.           As another example, the permuted list of places for our
  250.           earlier Idaho example would look like this:
  251.  
  252.                           Boise, Ada, Idaho
  253.                          Goshen, Bingham, Idaho
  254.                         Shelley, Bingham, Idaho
  255.                          Taylor, Bingham, Idaho
  256.                                  Blackfoot, Idaho
  257.                                  Boise, Ada, Idaho
  258.                     Idaho Falls, Bonneville, Idaho
  259.                                  Catalda, Kootnie, Idaho
  260.                                  Goshen, Bingham, Idaho
  261.                       Blackfoot, Idaho
  262.                      Boise, Ada, Idaho
  263.                Catalda, Kootnie, Idaho
  264.                 Goshen, Bingham, Idaho
  265.                                  Idaho Falls, Bonneville, Idaho
  266.                                  Idaho Falls, Idaho Falls, Idaho
  267.                Shelley, Bingham, Idaho
  268.                 Taylor, Bingham, Idaho
  269.                                  Idaho Falls, Bonneville, Idaho
  270.                                  Idaho Falls, Idaho Falls, Idaho
  271.                         Catalda, Kootnie, Idaho
  272.                                  Shelley, Bingham, Idaho
  273.                                  Taylor, Bingham, Idaho
  274.  
  275.           Note that Idaho Falls appears twice in the central column.
  276.           The first time it appears, it is part of the larger place
  277.           names associated with the small place name "Idaho".  The
  278.           second time it appears, it is part of the large place names
  279.           associated with the small place name "Idaho Falls".
  280.  
  281.           Like the outline list of places, the permuted list of places
  282.           is another way to organize place names.  Either of these
  283.           methods can be helpful in identifying inconsistencies and
  284.           spelling errors, and either of them can be useful in
  285.           identifying and verifying the existence of place names.  Your
  286.           personal preference will determine which of them you will
  287.           choose to use.
  288.